Ваш регион:  Ярославль
Назад Для учебы и бизнеса

Хранение и уничтожение документов

Невероятно, но факт: две противоречащие друг другу по смыслу операции — хранение и уничтожение документов — тесно связаны между собой, и выполняют их одни и те же организации. Это компании, занимающиеся архивной деятельностью.

Сегодня мы расскажем о том, как подготовить документы к архивному хранению, если их нужно передавать в государственные фонды, и как уничтожить их, если хранению они не подлежат.

Подготовка к передаче в государственные фонды

Рано или поздно практически каждая компания сталкивается с необходимостью передавать документы на хранение в государственные архивы.

Чаще всего, такое случается в процессе ликвидации компании. И в первую очередь подавать нужно те бумаги, которые касаются личного состава организации (приказы по личному составу, трудовые договоры, карточки Т-2, лицевые счета, расчетные ведомости).

Но «передать в архив» в данном случае — это вовсе не просто передать. Это, прежде всего, особым образом обработать, иначе архив просто не примет их.

Для того, чтобы все было в порядке, необходимо провести полную архивную обработку документов и подготовить для них научно-справочный аппарат. В процессе работы нужно опираться на документ, который называется «Основные правила работы архивов организаций», он был утвержден Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года.

Если придерживаться этих правил, и выполнять все четко, то проблем при передаче быть не должно. Но процесс этот достаточно трудоемкий и непростой, поэтому многие руководители решают доверить его профессионалам.

Уничтожение документов

При ликвидации компании, а также во многих других ситуациях, в любой организации появляются бумаги, которые ни по закону, ни по необходимости больше хранить не нужно. В этом случае их нужно правильно утилизировать.

Просто выбросить их на помойку нельзя. Поэтому ниже мы расскажем о том, как проводится уничтожение архива документов и где это можно сделать.

Процесс достаточно прост:

  • сначала бумаги нужно измельчить, то есть шредировать;
  • затем измельченную массу отправляют на переработку;
  • где из нее получают другие бумажные изделия.

Звучит, действительно, просто. И если речь идет о нескольких документах или даже о паре папок, то можно справиться своими силами — с помощью офисного шредера и любой компании, которая принимает макулатуру.

Но если вам нужно уничтожить большой архив или если речь идет о конфиденциальных документах, которые содержат или могут содержать секретные сведения, то решение избавляться от них самостоятельно — не лучшая идея.

В этом случае правильнее воспользоваться услугами профессионалов, которые имеют все необходимое оборудование и быстро и надежно утилизируют ваш архив.


#документы#архив#безопасность#информация